Quando o decreto nº 8373 foi publicado, em 2014, para instituir o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), muita gente duvidou que a iniciativa sairia do papel. Afinal, parecia extremamente complicado cumprir a meta proposta: o sistema prometia fazer com que os empregadores passassem a comunicar ao Governo Federal, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

Mas, para a surpresa de muitos, conforme sua implantação avança, o eSocial dá sinais de que veio para ficar e, essencialmente, para modernizar os processos em questão. Isso porque, como a transmissão dos dados é toda feita de maneira eletrônica, o sistema agiliza e simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. É claro que ainda há muitas dificuldades, falhas e dúvidas relacionadas ao eSocial. Por isso, nós, da OrgBorba, decidimos preparar esse conteúdo com aas 7 principais dúvidas referentes ao novo Sistema de Escrituração Digital. Veja!

1. O que é exatamente o eSocial Empresas?

É um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Quando a implantação for 100% finalizada, todas as informações coletadas pelas empresas deverão compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

2. Como o sistema funciona na prática?

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

3. Quais são os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial Empresas?

Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

• GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE –  Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD –  Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

4. Qual é o cronograma para a implantação do sistema?

Em outubro passado, o Governo Federal definiu novos prazos para o envio de eventos para o eSocial, com o objetivo de aperfeiçoar o processo de implantação do sistema. Após a conclusão da sua 1ª etapa, que envolveu as 13.115 maiores empresas do País (com faturamento superior a R$ 78 milhões), uma nova norma foi lançada com o objetivo de atender as demandas das entidades representativas dos contribuintes que solicitaram ampliação dos prazos do processo de implantação do sistema.

Não houve alterações para as empresas do 1º grupo, que já estão transmitindo todos os eventos para o eSocial, exceto eventos de SST que serão enviados a partir de julho/2019. As empresas do 2º grupo do cronograma anterior foram divididas em dois novos grupos: um para entidades optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física e entidades sem fins lucrativos; e outro para as demais entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões. Para classificação no 2º ou no 3º grupo, o eSocial verificará a situação de opção pelo Simples Nacional em 1º de julho de 2018. Empresas constituídas após essa data com opção pelo Simples Nacional também entrarão no 3º grupo.

5. Com o eSocial, o que muda para as empresas e para os trabalhadores?

Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos.

A plataforma garantirá também maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação. Ou seja, com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação, totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados atualmente para à execução dessas tarefas.

Por sua vez, a principal vantagem para o trabalhador será, sem dúvida, maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho, tais como as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto.

6. Como ficam a fiscalização e as penalidades?

Com a implantação do eSocial, o Governo Federal poderá fiscalizar remota e eletronicamente os processos de cada empresa. Por isso, algumas multas passam a ser geradas automaticamente e com valores relativamente altos (por exemplo, a falta de exames médicos pode custar até R$ 4.025,33 por empregado, enquanto a multa por omissão de dados envolvendo afastamento temporário pode chegar a R$ 181.284,63). Há ainda outras penalidades que já foram definidas e que podem custar caro às empresas.

7. Como posso preparar minha empresa para atender ao eSocial?

São muitas as empresas e empresários que nos procuram com esta dúvida. A verdade é que, apesar de toda a burocracia, as companhias estabelecidas em território nacional estavam muito habituadas aos processos feitos à moda antiga e, por isso, relutaram bastante contra a atualização proposta pelo eSocial. Feliz ou infelizmente, o caminho é sem volta: todos terão de se apropriar da novidade.

Tendo em vista que os eventuais erros podem pesar no orçamento das empresas, nossa sugestão é: procure a ajuda e orientação de profissionais especializados. Aqui na OrgBorba, por exemplo, foram meses de preparo e de estudo para que estivéssemos 100% prontos para atender às exigências do novo Sistema – que, apesar de altamente funcional, requer o preenchimento exato dos campos, o que pode dar muita dor de cabeça aos desavisados.

Por isso, conte conosco: se precisar de ajuda com o eSocial, envie sua mensagem pelo formulário abaixo e nossa equipe entrará em contato assim que possível.

Fonte: Portal eSocial